Komandiruotpinigiai, arba dienpinigiai, yra viena iš tų temų, kuri, atrodo, turėtų būti aiški kaip diena, tačiau praktikoje kelia begalę klausimų tiek darbuotojams, tiek įmonių buhalteriams. Kas tai yra? Kaip teisingai apskaičiuoti? Kokios yra neapmokestinamos ribos? Kada dienpinigiai tampa apmokestinamu atlyginimu? Šiame išsamiame gide pasistengsime atsakyti į visus šiuos ir daugelį kitų klausimų, kad tarnybinės kelionės taptų ne galvos skausmu, o sklandžiu ir efektyviu darbo procesu. Pasinerkime į komandiruotpinigių pasaulį ir išsiaiškinkime visas subtilybes – nuo teisinio reglamentavimo iki praktinių pavyzdžių.
Kas yra komandiruotpinigiai (dienpinigiai)?
Pirmiausia, pradėkime nuo pačios sąvokos. Komandiruotpinigiai (dažniau vadinami dienpinigiais) yra piniginė kompensacija, skirta darbuotojui, kuris darbdavio pavedimu išvyksta atlikti darbo funkcijų už savo nuolatinės darbo vietos ribų. Svarbu pabrėžti, kad tai nėra darbo užmokestis. Tai yra kompensacija, skirta padengti papildomas išlaidas, kurias darbuotojas patiria būdamas išvykęs: maitinimas, viešasis transportas mieste, smulkios asmeninės higienos priemonės ir kitos būtinosios išlaidos, kurių įprastai nepatirtų dirbdamas savo nuolatinėje darbo vietoje.
Lietuvos Respublikos Darbo kodeksas numato, kad darbuotojams, pasiųstiems į tarnybines komandiruotes, garantuojama, kad per visą komandiruotės laiką bus paliekama darbo vieta (pareigos) ir darbo užmokestis. Be to, jiems turi būti kompensuojamos visos su komandiruote susijusios išlaidos: kelionės, nakvynės, o taip pat mokami dienpinigiai.
Pagrindinis dienpinigių tikslas – užtikrinti, kad darbuotojo finansinė padėtis nepablogėtų dėl to, kad jis vykdo darbo pareigas neįprastoje aplinkoje. Juk pietūs restorane kitame mieste ar šalyje dažniausiai kainuoja brangiau nei namuose pasigamintas maistas ar pietūs įprastoje darbovietės valgykloje.
Komandiruotės Lietuvoje: kaip skaičiuojami dienpinigiai?
Komandiruotės Lietuvos Respublikos teritorijoje yra paprastesnis atvejis, tačiau ir čia yra savų niuansų. Pagrindinis teisės aktas, reglamentuojantis dienpinigių dydį, yra Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimas.
Šiuo metu nustatyta, kad neapmokestinama dienpinigių norma Lietuvoje yra 28 eurai už dieną. Tačiau tai nereiškia, kad darbdavys privalo mokėti būtent tokią sumą. Tai yra maksimali suma, kuri nėra apmokestinama Gyventojų pajamų mokesčiu (GPM) ir „Sodros“ įmokomis. Įmonė savo vidiniuose teisės aktuose (pavyzdžiui, darbo sutartyje, kolektyvinėje sutartyje ar atskirame komandiruočių tvarkos apraše) gali nusistatyti ir mažesnę dienpinigių sumą. Vis dėlto, yra nustatyta minimali riba: dienpinigiai negali būti mažesni nei 50 procentų Vyriausybės nustatytos maksimalios neapmokestinamos normos, t.y. 14 eurų.
Jeigu įmonė nuspręstų mokėti didesnius nei 28 eurus dienpinigius per dieną, pavyzdžiui, 35 eurus, tuomet skirtumas (7 eurai) būtų laikomas darbuotojo pajamomis, gautomis iš darbo santykių, ir turėtų būti apmokestintas visais darbo užmokesčio mokesčiais.
Kada mokami dienpinigiai komandiruotės Lietuvoje metu?
- Jei komandiruotė trunka ilgiau nei vieną darbo dieną, mokami dienpinigiai už visas kalendorines dienas, įskaitant kelionės, poilsio ir švenčių dienas.
- Jei komandiruotė trunka tik vieną darbo dieną, bet ilgiau nei 8 valandas, ir darbuotojas patiria papildomų išlaidų, jam gali būti išmokėta iki 50 procentų dienpinigių normos (t.y. iki 14 eurų), jei tai numatyta įmonės vidinėje tvarkoje. Tačiau tai nėra privaloma.
- Už komandiruotę į netoliese esančią vietovę (kai darbuotojas turi galimybę kasdien grįžti į savo nuolatinę gyvenamąją vietą), dienpinigiai gali būti nemokami, tačiau darbdavys privalo kompensuoti kelionės išlaidas.
Tarptautinės komandiruotės: sudėtingesnis skaičiavimas
Išvykstant į komandiruotę už Lietuvos ribų, dienpinigių skaičiavimas tampa gerokai įdomesnis. Kiekvienai šaliai Vyriausybės nutarimu yra patvirtintos skirtingos dienpinigių normos, kurios atspindi tos šalies pragyvenimo lygį ir kainas. Pavyzdžiui, dienpinigių norma Vokietijoje bus didesnė nei Lenkijoje, o Šveicarijoje – didesnė nei Vokietijoje.
Pilną ir visada aktualų šalių sąrašą bei joms taikomas dienpinigių normas galima rasti oficialiuose teisės aktų registruose. Štai keletas pavyzdžių (sumos gali keistis, todėl visada verta pasitikrinti naujausią redakciją):
- Vokietija: 62 eurai
- Lenkija: 38 eurai
- Jungtinė Karalystė: 72 eurai
- Norvegija: 78 eurai
- JAV: 71 euras
- Latvija, Estija: 50 eurų
Kaip skaičiuojami dienpinigiai, kai keliaujama per kelias šalis?
Tai dažnas atvejis, ypač keliaujant automobiliu. Taisyklė yra tokia:
- Už išvykimo iš Lietuvos dieną mokama pagal tos šalies, į kurią vykstama, normą.
- Už grįžimo į Lietuvą dieną taip pat mokama pagal tos šalies, iš kurios grįžtama, normą.
- Jei per vieną dieną keliaujama per kelias užsienio valstybes, mokama pagal tos šalies, kurioje ilgiausiai tądien užtrunkama, normą.
Pavyzdžiui, darbuotojas automobiliu vyksta į komandiruotę Vokietijoje. Pirmą dieną jis išvyksta iš Vilniaus ir pervažiuoja Lenkiją, o nakvynei sustoja Vokietijos pasienyje. Nors didžiąją dienos dalį jis praleido Lenkijoje, kadangi galutinis tikslas yra Vokietija, už pirmąją dieną jam priklauso Vokietijos dienpinigių norma. Grįžtant atgal, jei jis išvyksta iš Vokietijos ir per dieną pasiekia Lietuvą, jam taip pat priklausys Vokietijos norma.
Dienpinigių mažinimas: kada ir kodėl?
Darbdavys turi teisę (ir tam tikrais atvejais – pareigą) mažinti dienpinigių sumą. Taip nutinka, kai darbuotojui komandiruotės metu yra suteikiamas nemokamas maitinimas.
- Jei darbuotojui suteikiamas pilnas maitinimas (pusryčiai, pietūs ir vakarienė), dienpinigiai gali būti mažinami iki 70%.
- Jei suteikiamas dalinis maitinimas, pavyzdžiui, tik pusryčiai viešbutyje, kurie yra įskaičiuoti į nakvynės kainą ir apmokami įmonės, dienpinigiai gali būti mažinami iki 30%.
Svarbu, kad ši mažinimo tvarka būtų aiškiai apibrėžta įmonės vidiniuose dokumentuose. Jei tokios tvarkos nėra, darbdavys negali vienašališkai sumažinti dienpinigių, net jei darbuotojas ir gavo nemokamą maitinimą.
Dar vienas atvejis – kai dalį komandiruotės išlaidų, įskaitant dienpinigius, apmoka priimančioji šalis (pvz., partnerių įmonė užsienyje). Tokiu atveju darbdavys Lietuvoje moka tik skirtumą tarp nustatytos normos ir tos sumos, kurią darbuotojas gavo iš trečiosios šalies.
Mokesčių niuansai: kada dienpinigiai tampa apmokestinami?
Tai bene svarbiausia dalis, kelianti daugiausia neaiškumų. Nors dienpinigiai iš esmės yra neapmokestinama kompensacija, yra situacijų, kai jie virsta apmokestinamu darbo užmokesčiu.
Pagrindinė taisyklė yra susijusi su darbuotojo darbo užmokesčiu. Tam, kad į užsienį komandiruojamam darbuotojui išmokėti dienpinigiai būtų neapmokestinami GPM ir „Sodros“ įmokomis, jo darbo sutartyje nustatytas darbo užmokestis (alga) turi būti ne mažesnis nei minimali mėnesinė alga (MMA) arba minimalus valandinis atlygis (MVA), padaugintas iš koeficiento 1,65.
Pavyzdžiui, jei 2025 m. MMA yra 1000 eurų, tai darbuotojo alga turėtų būti ne mažesnė nei 1000 * 1,65 = 1650 eurų. Jei alga yra mažesnė, pavyzdžiui, 1500 eurų, tuomet dienpinigių dalis, kuri kartu su alga viršija 1650 eurų, bus apmokestinama.
Pavyzdys:
Darbuotojo alga „ant popieriaus“ – 1500 eurų.
Reikalaujamas minimalus dydis – 1650 eurų.
Darbuotojas 20 darbo dienų buvo komandiruotėje Vokietijoje. Jam priskaičiuota dienpinigių: 20 d. * 62 EUR = 1240 EUR.
Iš šios sumos, 150 eurų (1650 – 1500) bus laikoma darbo užmokesčio dalimi ir apmokestinama. Neapmokestinama dienpinigių dalis liks 1240 – 150 = 1090 EUR.
Ši taisyklė netaikoma valstybės ir savivaldybių biudžetinių įstaigų darbuotojams. Ji skirta verslo subjektams, siekiant išvengti piktnaudžiavimo, kai dalis atlyginimo yra „paslepiama“ po neapmokestinamais dienpinigiais.
Ypatingas atvejis: tolimųjų reisų vairuotojai
Vairuotojams-ekspeditoriams taikomos šiek tiek kitokios taisyklės. Dėl jų darbo specifikos, kai didžioji laiko dalis praleidžiama kelyje, buvo priimti specialūs pakeitimai, susiję su ES Mobilumo paketu. Vietoj įprastų dienpinigių, vairuotojams mokama padidinta kompensacija, kurios dalis yra neapmokestinama. Neapmokestinama dalis apskaičiuojama pagal specialią formulę, atsižvelgiant į vairuotojo darbo užmokestį ir šalyje praleistą laiką. Jei vairuotojo atlyginimas siekia nustatytą koeficientą (paprastai 1,65 nuo MMA), tuomet jam gali būti mokama iki 100% neapmokestinamų dienpinigių. Jei atlyginimas mažesnis, neapmokestinama dienpinigių suma taip pat proporcingai mažėja. Tai sudėtinga sritis, kurioje įmonės buhalterijai reikia itin atidžiai sekti teisės aktų pakeitimus.
Būtini dokumentai: kaip teisingai įforminti komandiruotę?
Kad VMI ar „Sodra“ patikrinimo metu nekiltų jokių klausimų, kiekviena komandiruotė turi būti tinkamai dokumentuota. Būtini dokumentai yra šie:
- Įmonės vadovo įsakymas dėl komandiruotės. Tai pagrindinis dokumentas. Jame turi būti nurodyta:
- Darbuotojo vardas, pavardė, pareigos.
- Komandiruotės tikslas (pvz., dalyvavimas parodoje, derybos su klientu, įrangos montavimas).
- Komandiruotės vieta (miestas, šalis).
- Komandiruotės trukmė (nuo kada iki kada).
- Numatomas mokėti avansas ir dienpinigių dydis.
- Kompensuojamos išlaidos (pvz., kelionės, nakvynės, draudimo ir pan.).
- Avanso apyskaita. Grįžęs iš komandiruotės, darbuotojas per nustatytą terminą (paprastai kelias darbo dienas) privalo pateikti avanso apyskaitą. Prie jos pridedami visi išlaidas pagrindžiantys dokumentai:
- Lėktuvo, traukinio, autobuso bilietai.
- Kuro pirkimo kvitai (jei vykstama automobiliu).
- Sąskaitos už nakvynę viešbutyje.
- Sąskaitos už automobilio nuomą, stovėjimą.
- Konferencijos, parodos dalyvio mokesčio kvitai ir t.t.
Svarbu atkreipti dėmesį, kad dienpinigiams pagrįsti nereikia jokių čekių iš kavinių ar parduotuvių. Pati komandiruotės fakto įforminimo (įsakymo) pakanka, kad būtų išmokėta nustatyto dydžio dienpinigių suma. Čekiai reikalingi tik kitoms patirtoms išlaidoms (transporto, nakvynės) kompensuoti.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Net ir geranoriškai nusiteikę darbdaviai bei darbuotojai kartais daro klaidų. Štai kelios dažniausiai pasitaikančios:
- Netinkamas įforminimas. Komandiruotė įforminama atgaline data arba įsakymas surašomas nekonkrečiai. Tai gali sukelti problemų su mokesčių inspekcija.
- Netinkamas dienpinigių normos taikymas. Pavyzdžiui, visai kelionei taikoma vienos šalies norma, nors per dieną buvo keliaujama per kelias valstybes.
- Pamirštama apie atlyginimo koeficientą. Įmonės pamiršta patikrinti, ar darbuotojo alga atitinka reikalavimą neapmokestinamiems dienpinigiams, ir dėl to vėliau tenka sumokėti mokesčius bei delspinigius.
- Dienpinigių mažinimas be teisinio pagrindo. Darbdavys sumažina dienpinigius dėl suteikto maitinimo, nors tokia tvarka nėra numatyta įmonės vidaus dokumentuose.
- Komandiruočių painiojimas su darbu užsienyje. Jei darbuotojas nuolat ir ilgą laiką dirba kitoje šalyje, tai gali būti traktuojama ne kaip komandiruotė, o kaip nuolatinis darbas toje šalyje, kuriam taikomos visai kitos mokestinės ir socialinio draudimo taisyklės (pvz., A1 formos reikalavimas).
Geriausias būdas išvengti šių klaidų – turėti aiškų, detalų ir su Darbo kodeksu bei kitais teisės aktais suderintą tarnybinių komandiruočių tvarkos aprašą. Jame turėtų būti aptartos visos įmanomos situacijos: nuo dienpinigių dydžio ir skaičiavimo iki atsiskaitymo tvarkos ir išlaidų kompensavimo.
Komandiruotpinigiai – tai ne prabanga, o būtinybė, užtikrinanti, kad darbuotojas, atstovaudamas įmonės interesams svetur, nepatirtų finansinių nepatogumų. Teisingas ir skaidrus jų apskaičiavimas bei mokėjimas yra ne tik teisinė prievolė, bet ir geros verslo praktikos bei pagarbos darbuotojui ženklas.