Ar kada susimąstėte, kiek laiko ir resursų sugaištame spausdindami, pasirašinėdami, skenuodami ir siųsdami dokumentus? Popierizmas, kadaise buvęs neišvengiama biurokratijos dalimi, šiandien vis sparčiau užleidžia vietą skaitmeniniams sprendimams. Gyvename amžiuje, kai kone viską galime atlikti internetu – nuo pirkinių iki bankinių operacijų. Tad kodėl dokumentų pasirašymas turėtų būti išimtis? Būtent čia į pagalbą ateina elektroninis parašas, o viena populiariausių ir patikimiausių platformų Lietuvoje yra „GoSign“. Tai ne tik įrankis, bet ir vartai į efektyvesnę, saugesnę ir modernesnę ateitį.
„GoSign pasirašyti“ – ši frazė tampa vis dažnesnė tiek verslo, tiek asmeniniame gyvenime. Tačiau daugeliui vis dar kyla klausimų: kas tai per sistema, kaip ja naudotis, ar toks parašas yra teisiškai galiojantis ir saugus? Šiame išsamiame gide atsakysime į visus šiuos klausimus ir žingsnis po žingsnio parodysime, kaip paprasta ir patogu naudotis „GoSign“ paslaugomis. Pasiruoškite atsisveikinti su popierių krūvomis ir atrasti skaitmeninio parašo laisvę!
Kas yra „GoSign“ ir kodėl tai yra daugiau nei tik parašas?
Pirmiausia, svarbu suprasti, kad „GoSign“ nėra tik mygtukas, kurį paspaudus ant dokumento atsiranda jūsų vardo ir pavardės atvaizdas. Tai – valstybės įmonės Registrų centro sukurta ir palaikoma kvalifikuoto elektroninio parašo ir dokumentų valdymo platforma. Žodis „kvalifikuotas“ čia yra esminis. Pagal visoje Europos Sąjungoje galiojantį eIDAS reglamentą, kvalifikuotas elektroninis parašas (angl. Qualified Electronic Signature, QES) turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka pasirašytas parašas. Tai reiškia, kad su „GoSign“ pasirašyti dokumentai – darbo sutartys, prašymai valstybinėms institucijoms, komerciniai pasiūlymai, nuomos sutartys ir daugybė kitų – yra visiškai legitimizuoja ir teisiškai įpareigojantys.
Registrų centro vardas suteikia šiai paslaugai patikimumo ir saugumo garantą. Tai nėra neaiškios kilmės trečiosios šalies programėlė, o nacionalinio lygio sprendimas, užtikrinantis aukščiausius duomenų apsaugos ir autentiškumo standartus. „GoSign“ sistema ne tik leidžia pasirašyti dokumentus, bet ir juos saugiai laikyti, dalintis su kitais asmenimis, sekti pasirašymo procesą ir, kas labai svarbu, patikrinti kitų asmenų pasirašytų dokumentų autentiškumą. Tai yra visavertė ekosistema, skirta skaitmeninių dokumentų gyvavimo ciklui valdyti.
Pagrindiniai „GoSign“ privalumai, lyginant su tradiciniu popieriniu procesu, yra akivaizdūs:
- Efektyvumas ir greitis: Pamirškite keliones į kitą miesto galą ar pašto skyrių. Dokumentą galite pasirašyti ir išsiųsti per kelias minutes, būdami bet kurioje pasaulio vietoje, kur yra interneto ryšys.
- Sąnaudų mažinimas: Taupote ne tik laiką, bet ir pinigus. Nebereikia išlaidauti popieriui, spausdintuvo kasetei, pašto ženklams ar kurjerių paslaugoms.
- Saugumas: Elektroninis parašas yra kur kas saugesnis už ranka rašytą. Jį praktiškai neįmanoma suklastoti, nes jis yra susietas su unikaliu sertifikatu ir apsaugotas kelių lygių autentifikacija. Be to, kiekvienas pasirašytas dokumentas turi laiko žymą, kuri fiksuoja tikslų pasirašymo momentą.
- Ekologija: Rinkdamiesi skaitmeninį parašą, prisidedate prie aplinkos tausojimo, mažindami popieriaus vartojimą ir miškų kirtimą.
- Patogumas ir archyvavimas: Visi pasirašyti dokumentai yra tvarkingai saugomi skaitmeniniu formatu. Juos lengva rasti, rūšiuoti ir archyvuoti, nereikia skirti fizinės vietos segtuvams ir spintoms.
Pasiruošimas darbui: ko jums prireiks norint pasirašyti su „GoSign“?
Prieš pradedant naudotis „GoSign“, svarbu įsitikinti, kad turite visus reikiamus įrankius. Procesas yra paprastas, tačiau reikalauja kelių esminių komponentų, kurie užtikrina jūsų tapatybės patvirtinimą ir parašo saugumą.
1. Tapatybės patvirtinimo priemonė
Tai yra svarbiausias elementas. Norėdami sukurti kvalifikuotą elektroninį parašą, turite turėti vieną iš šių priemonių:
- Mobilusis parašas (m. parašas): Tai pati populiariausia ir patogiausia priemonė Lietuvoje. Tai speciali SIM kortelė, kurią galite gauti iš savo mobiliojo ryšio operatoriaus („Telia“, „Bitė“, „Tele2“). Pasirašymo metu visos operacijos atliekamos jūsų telefone – tereikia įvesti asmens kodą ir sugalvotus sPIN kodus. Tai veikia kaip dviejų faktorių autentifikacija: kažkas, ką turite (telefonas su SIM), ir kažkas, ką žinote (sPIN).
- Asmens tapatybės kortelė (ATK) su lustu ir kortelių skaitytuvas: Nuo 2009 metų išduodamos lietuviškos asmens tapatybės kortelės turi integruotą lustą su elektroninio parašo sertifikatais. Norint ja pasinaudoti, jums reikės USB kortelių skaitytuvo, kurį galima įsigyti elektronikos prekių parduotuvėse, bei į kompiuterį įdiegtos specialios programinės įrangos (vadinamosios tarpinės programinės įrangos, angl. middleware), kurią galima nemokamai atsisiųsti iš Registrų centro svetainės.
- Kriptografinė USB laikmena: Tai specialus USB raktas, kuriame saugomi jūsų sertifikatai. Veikimo principas panašus į asmens tapatybės kortelę, tačiau vietoje kortelės į kompiuterį jungiate USB laikmeną. Šis sprendimas dažniau naudojamas verslo aplinkoje.
2. Dokumentas, kurį norite pasirašyti
„GoSign“ sistema yra lanksti ir priima įvairius formatus, tokius kaip .pdf, .docx, .xlsx, .odt ir kitus. Tačiau geriausia praktika ir labiausiai rekomenduojamas formatas yra PDF (Portable Document Format). Pasirašius dokumentą, sistema jį automatiškai konvertuoja į .pdf formatą su integruotu parašu, kad būtų užtikrintas turinio vientisumas ir universalus suderinamumas.
3. Kompiuteris ir interneto ryšys
Jums reikės bet kokio kompiuterio su stabilia interneto prieiga ir modernia interneto naršykle („Chrome“, „Firefox“, „Edge“ ar „Safari“).
Žingsnis po žingsnio: kaip pasirašyti dokumentą „GoSign“ portale
Turint visas reikiamas priemones, pats pasirašymo procesas yra stebėtinai paprastas ir intuityvus. Panagrinėkime jį detaliai.
1 žingsnis: Apsilankykite „GoSign“ portale
Atidarykite savo interneto naršyklę ir adreso laukelyje įveskite www.gosign.lt. Jūs pateksite į pagrindinį paslaugos puslapį.
2 žingsnis: Įkelkite dokumentą
Pagrindiniame lange matysite aiškiai pažymėtą sritį dokumentui įkelti. Galite tai padaryti dviem būdais: tiesiog nutempti dokumento failą iš savo kompiuterio į naršyklės langą (angl. drag and drop) arba paspausti mygtuką „Įkelti dokumentą“ ir pasirinkti norimą failą iš savo kompiuterio.
3 žingsnis: Pasirinkite pasirašančiuosius asmenis
Kai dokumentas įkeliamas, sistema parodo jo peržiūrą. Dešinėje pusėje matysite skiltį „Pasirašantieji“. Pagal numatytuosius nustatymus, jūs būsite pridėtas kaip pirmasis pasirašantysis. Jei dokumentą turi pasirašyti ir kiti asmenys, galite juos pridėti paspaudę „Pridėti pasirašantįjį“ ir įvedę jų asmens kodą bei vardą, pavardę. Galite nustatyti ir pasirašymo eiliškumą, jei tai svarbu.
4 žingsnis: Tapatybės patvirtinimas ir prisijungimas
Paspaudę mygtuką „Pasirašyti“, būsite nukreipti į tapatybės patvirtinimo langą. Čia turėsite pasirinkti, kurią priemonę naudosite:
- Jei naudojate mobilųjį parašą: Pasirinkite „Mobilusis parašas“. Įveskite savo asmens kodą ir telefono numerį. Spauskite „Tęsti“. Jūsų telefono ekrane iššoks pranešimas su kontroliniu kodu, kuris turi sutapti su kodu, rodomu kompiuterio ekrane. Patvirtinkite operaciją telefone ir įveskite savo sPIN1 kodą prisijungimui.
- Jei naudojate asmens tapatybės kortelę: Pasirinkite „Asmens tapatybės kortelė“. Įsitikinkite, kad skaitytuvas prijungtas prie kompiuterio ir kortelė įdėta. Naršyklė paprašys pasirinkti jūsų sertifikatą ir įvesti kortelės PIN kodą.
5 žingsnis: Parašo vizualizacijos pozicionavimas
Sėkmingai patvirtinus tapatybę, sistema grįš į dokumento peržiūros langą. Dabar galite pasirinkti, kurioje dokumento vietoje norite matyti savo parašo vizualizaciją. Tai yra grafinis elementas, kuriame nurodomas jūsų vardas, pavardė, pasirašymo data ir laikas. Tiesiog pele nutempkite šį laukelį į norimą vietą dokumente, pavyzdžiui, po tekstu skirtoje parašo vietoje. Svarbu pažymėti, kad teisinę galią turi ne ši vizualizacija, o pats skaitmeninis įrašas dokumente, todėl parašas gali būti ir „nematomas“.
6 žingsnis: Galutinis pasirašymo veiksmas
Nustatę parašo vietą, spauskite mygtuką „Pasirašyti“. Sistema dar kartą paprašys patvirtinti veiksmą jūsų pasirinkta priemone:
- Su mobiliuoju parašu: Jūsų telefone vėl pasirodys pranešimas su kontroliniu kodu. Šįkart reikės įvesti sPIN2 kodą, kuris yra skirtas būtent pasirašymo operacijai patvirtinti.
- Su asmens tapatybės kortele: Vėl reikės įvesti kortelės PIN kodą.
Palaukite kelias akimirkas, kol sistema apdoros operaciją. Štai ir viskas – jūsų dokumentas sėkmingai pasirašytas!
7 žingsnis: Dokumento atsisiuntimas ir patikrinimas
Po pasirašymo sistema jums pasiūlys atsisiųsti pasirašytą dokumentą. Atkreipkite dėmesį, kad tai bus naujas failas, dažniausiai su priesaga „-signed“ ar panašia. Išsaugokite jį savo kompiuteryje. Norėdami patikrinti parašo galiojimą, galite vėl grįžti į „GoSign“ portalą ir pasirinkti funkciją „Tikrinti dokumentą“, įkeldami pasirašytą failą. Sistema parodys visus parašus ir jų statusą.
Ne tik pasirašymas: papildomos „GoSign“ galimybės
„GoSign“ siūlo kur kas daugiau nei vienkartinį dokumento pasirašymą. Verta žinoti ir apie šias funkcijas:
- Kelių asmenų pasirašymas: Kaip minėta, galite lengvai nusiųsti dokumentą pasirašyti keliems žmonėms. Sistema automatiškai informuos kiekvieną pasirašantįjį, kada ateis jo eilė, ir praneš jums, kai dokumentas bus visiškai pasirašytas.
- Dokumentų rinkiniai: Jei reikia pasirašyti kelis dokumentus vienu metu (pvz., sutartį ir jos priedus), galite juos įkelti kaip rinkinį ir pasirašyti visus vienu veiksmu.
- Elektroninis antspaudas: Juridiniai asmenys gali naudoti ne tik parašą, bet ir kvalifikuotą elektroninį antspaudą, kuris patvirtina dokumento kilmę iš konkrečios organizacijos ir jo vientisumą.
- Laiko žymos: Kiekvienas parašas ar antspaudas yra pažymimas kvalifikuota laiko žyma, kuri yra neginčijamas įrodymas, kada tiksliai buvo atliktas veiksmas. Tai ypač svarbu teisiniuose ginčuose.
Praktinis pritaikymas: kur „GoSign“ keičia žaidimo taisykles?
Elektroninio parašo panaudojimo sritys yra beveik beribės. Štai keli pavyzdžiai, kur „GoSign“ jau šiandien taupo laiką ir pinigus:
- Versle: Darbo sutarčių sudarymas ir nutraukimas, komercinių pasiūlymų teikimas, sutarčių su partneriais ir klientais pasirašymas, vidaus įsakymų ir protokolų tvirtinimas, metinių finansinių ataskaitų teikimas.
- Santykiai su valstybe: Prašymų teikimas VMI, „Sodrai“, Registrų centrui, savivaldybėms. Dalyvavimas viešuosiuose pirkimuose.
- Asmeniniame gyvenime: Būsto nuomos sutarčių pasirašymas, prašymai mokymo įstaigoms, įvairūs įgaliojimai, dokumentų pasirašymas perkant ar parduodant automobilį.
Ateitis jau čia
„GoSign“ ir elektroninis parašas nebėra ateities technologija – tai dabarties realybė, kuri daro mūsų gyvenimą ir darbą paprastesnį, greitesnį ir saugesnį. Baimė ir nežinojimas yra didžiausi barjerai, trukdantys priimti šią inovaciją. Tačiau, kaip matėme, procesas yra logiškas, saugus ir prieinamas kiekvienam, turinčiam mobilųjį telefoną ar asmens tapatybės kortelę.
Skirkite kelias minutes išbandyti „GoSign“ patys – įkelkite bandomąjį dokumentą ir pereikite visus žingsnius. Pamatysite, kad tai, kas atrodė sudėtinga, iš tiesų yra intuityvu ir patogu. Atėjo laikas palikti popieriaus erą praeityje ir žengti į skaitmenizuotą, efektyvų ir tvarų rytojų. Jūsų parašas dabar telpa jūsų kišenėje.